Escribir mails en inglés también tienen sus reglas. En este post te intentamos explicar una estructura básica que te ayude a escribir mails de manera más sencilla y productiva.
Estructura básica
Al final del día (o at the end of the day) un mail sigue casi siempre la misma estructura.
| Hello John, | Saludo inicial. Depende de la confianza que tengas con la persona a quien escribes |
| I hope you’ve had a great holiday season! | Muestra de interés en la otra persona. No imprescindible pero siempre positivo |
| I am writing to you regarding the meeting in London next month. As you probably know, we are trying to.. | Cuerpo del mensaje (business!). La discusión de lo que necesitas, pides, haces.. |
| Please let me know your thoughts as soon as you can. | Llamada a la acción (call to action). ¿Qué esperas que haga la otra persona al recibir tu mail? |
| Kind regards, | Despedida. De nuevo depende de la confianza que tengas con la otra persona. |
| Juan López Purchase manager INTOX 0034 912 234 442 C/ Tres Cantos, 19 28080 Madrid |
Firma. Para que sepa quién eres! |
Saludo inicial
El saludo inicial establece el tono de la conversación. Dependiendo de la confianza que tengas con la otra persona, puedes usar distintas fórmulas.
| Fórmula | Situación en la que usarla |
|---|---|
| Dear Sir / Madam, | Fórmula estándar si no sabes quién es la persona que va a leer el mail |
| Dear John, | Sabes quién es la persona que va a leer el mail (John), pero aún no has establecido contacto con ella, o bien no tienes mucha confianza con John o simplemente quieres ser muy formal |
| Good morning/afternoon/evening John, | Ya te has comunicado con John, pero aún no tienes mucha confianza, o bien conoces bien a John pero quieres mostrarte educado |
| Hello John, | Ya te has comunicado varias veces con John y tienes algo de confianza |
| Hi John, | Ya tienes bastante confianza con John, y el te trata de “Hi Juan” |
| John, | Tienes confianza con John. Esta fórmula puede sonar un poco arisca / brusca. Siempre preferible un Hi John/Hello John |
Cuando escribes un mail a alguien por primera vez la fórmula más segura es “Dear ….”. Una vez que establezcas una correspondencia, la estrategia más segura es saludar de la misma manera que lo hace tu correspondiente! Por ejemplo, si al cabo de dos o tres mails John te trata de “Hello Juan”, sabes que puedes utilizar el “Hello” sin ningún problema.
Muestra de interés
A todos nos gusta que sepan quiénes somos y algo de nuestras vidas (aunque no todo!). Un pequeño guiño que demuestre que te interesa la otra persona genera siempre una predisposición positiva. Por ejemplo puedes preguntarle a John cómo le han ido las vacaciones, sobre un viaje que sabes que ha hecho, sobre alguna noticia importante de su país, sobre cambios en la industria en la que trabaja (o trabajáis) etc.
Cuerpo del mensaje (business!)
Además de saludar también es conveniente decir algo en un email! En esta sección está el contenido principal del mensaje, la razón por la que escribimos este email. Puede tratar de una futura reunión, de una propuesta, etc. Puede consistir en varios párrafos. Algunas ideas a tener en mente son:
- Keep it simple! Intenta usar frases cortas y concisas (sí, estilo Azorín). Si piensas una frase en español y ves que te cuesta traducirla, intenta separarla en trozos más pequeños. Por ejemplo: “El lunes en cuanto llegue el pedido te llamo” se puede convertir en: “The order will arrive on Monday. I will call you then”
- Copy & paste. Seguramente John ya te ha hablado en otros email de “client-facing roles” o “transaction-based services”. Cada industria tiene sus expresiones y formas de decir las cosas. Siempre que puedas copia el vocabulario y expresiones que usa la otra persona. Así garantizas, por lo menos, que la otra persona te va a entender!
Llamada a la acción
Ok, ya le has contado a John un montón de cosas, has hablado de cómo va el proyecto, de las fechas de entrega… Pero, ¿qué esperas que haga el al recibir el email? ¿que te conteste rápidamente? ¿que te confirme algo? Siempre es conveniente incluir una “call to action” al final del email para resumir lo que esperas de la otra persona. Aquí van algunos ejemplos:
| I look forward to … hearing from you soon / seeing you next Monday / meeting you in December | Una forma muy estándar. Fíjate en que es una estructura un poco peculiar y se escribe “to hearing / to seeing” en vez de “to hear / to see” |
Despedida
Ya casi está! Por último la despedida, al igual que el saludo, depende del nivel de confianza que tengas con la persona a la que escribes. Aquí van las opciones más comunes.
| Yours sincerely / Sincerely, | No sabes quién es la persona que va a leer el mail. Normalmente tu mail habrá empezado con “Dear Sir / Madam. Muy formal |
| Regards, | Despedida estándar y quizá un pelín fría. Vale para todos los contextos |
| Best regards, / Kind regards, / Warm regards, | Despedida estándar con un pequeño toque afectivo, la despedida más normal. Puedes alternar entre las tres opciones, aunque la más común es “Kind regards,” |
Firma
¡Se acabó! Por último acuérdate de poner el prefijo internacional si incluyes un número de teléfono en tu firma.
Conclusión
Aunque hay muchas maneras de escribir un email en inglés, tener una estructura y una serie de fórmulas sencillas nos permite simplificar la tarea y centrarnos en lo más difícil: lo que queremos decir. Espero que esto te ayude a enfrentarte a tu próximo mail con un poco más de confianza.
¡Todos los comentarios son bienvenidos!
